Heidin Jalkahoito: Tietosuojaseloste ja asiakas- ja potilasrekisteri. Omavalvontasuunnitelma.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Yrityksen nimi ja osoite:

Heidin jalkahoito, Rauniomäentie 47, 45610 Koria, tmiheidinjalkahoito@gmail.com

Y-tunnus: 2738116-5

Yhteyshenkilöt:

Heidi Suikkanen p. 044 237 4955

2. Rekisterin nimi

Asiakas- ja potilasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan kirjanpidon, asiakassuhteiden ylläpidon ja laskutuksen vuoksi.

Henkilö- ja terveystietoja käsitellään ja tallennetaan asiakas- ja potilasrekisteriin lain ja asetusten edellyttämällä tavalla ja siinä laajuudessa kuin se asiakkaan hoidon kannalta on oleellista.

Henkilötiedot tallennetaan sähköiseen ajanvarausjärjestelmään.

4. Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina seuraavia periaatteita:

henkilötiedot käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn henkilön kannalta läpinäkyvästi
henkilötiedot kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten eikä niitä käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla
henkilötiedot ovat asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään
henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja ajan tasalla. Kaikki havaitut epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan
henkilötiedot säilytetään muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten
henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot:

Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Terveystiedot:

Asiakkaan hoidon kannalta oleelliset tausta- ja terveystiedot sekä käyntikohtaiset hoitotapahtumakirjaukset

Muut tiedot:

Asiakkaan ostamat palvelut ja tuotteet sekä maksu-/laskutustiedot

Säilytettävä materiaali on luottamuksellista.

6. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavaa ei ole nimetty, koska toiminnan luonne ei sitä edellytä.

7. Tietojen luovuttaminen muille osapuolille

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta muille osapuolille. Mikäli tietoja luovutetaan, perustuu luovuttaminen rekisteröidyn suostumukseen (pyydetty erillinen suostumus) ja rekisteröidyn asioiden hoitamiseen.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa lain edellyttämällä tavalla viranomaisille ja yritykselle työskentelevällä taholle esimerkiksi laskutuksen tai kirjanpidon hoitamista varten.

Potilasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan lain edellyttämällä tavalla viranomaisille ja muille asiakasta hoitaville tahoille.

Asiakastietoja ei myydä tai luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksessa.

8. Tietojen säilytys

Kerätty tieto säilytetään vain sen ajan kun se on toiminnan kannalta merkityksellistä ja kuten laissa säädetään, Säilytysajan umpeuduttua tiedot hävitetään asianmukaisesti.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan henkilö-, terveys- ja yhteystietoja saadaan asiakkaita itseltään tai hänen suostumuksellaan muulta hoitavalta taholta tai asiakkaan suostumuksella lähiomaiselta.

Asiakkaan ostamiin palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot säilytetään asiakasrekisterissä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytössä on manuaalinen rekisteri. Jokaisesta asiakkaasta on käsin kirjoitettu hoidon kuvaus. Näitä tietoja säilytetään lukon takana johon pääsy on ainoastaan yrittäjällä itsellään. Tietoja säilytetään max 6v.

12. Tarkistusoikeus

Asiakkaalla on oikeus pyytää ja saada tietoonsa häntä itseään koskevat tiedot siltä osin, että muiden rekisteröityjen oikeuksia ei loukata. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti henkilökohtaisesti. Tietosuojasyistä henkilöllisyys on todistettava virallisella asiakirjalla.

13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Asiakkaalla on oikeus perustellusta syystä vaatia mielestään virheellisen tiedon korjaamista. Vaatimus on esitettävä kirjallisesti perusteluineen ja tarvittavine liitteineen. Mikäli kirjauksessa on molempien osapuolten toteama virhe, se korjataan välittömästi. Mikäli korjausta vaaditaan tulkintaan tai muutoin epäselvään kohtaan, korjausvaade liitetään korjattavan kohdan yhteyteen. Korjausvaateen tarpeellisuus selvitetään.

Asiakkaalla on oikeus vaatia tietojensa poistamista siltä osin kuin niiden säilyttämisestä ei säädetä laissa tai asetuksissa.

14. Tietoturvaloukkaukset

Mahdollisten tietoturvaloukkausten osalta yritys on velvollinen ilmoittamaan asiasta valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa siitä, kun rekisterinpitäjä on tullut tietoiseksi tietoturvaloukkauksesta. Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan myös loukatuille henkilöille.

OMAVALVONTASUUNNITELMA

TOIMINTA AJATUS, ARVOT JA TOIMINTAPERIAATTEET

Tarjoamme terveyttä edistävää jalkojenhoitoa kaikenikäisille asiakkaille ja tarjoamme monipuolista

palvelua jalkojen hyvinvointiin ja jalkavaivojen ennaltaehkäisyyn. Yritys tarjoaa jalkaterveyttä tukevaa jalkojen

kokonaisvaltaista hoitoa asukkaiden kotona. Toimintaa ohjaa asiakaslähtöisyys ja palvelu suunnitellaan aina

yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa. Palvelut ovat arvonlisäverottomia.

OMAVALVONNAN ORGANISOINTI JA JOHTAMINEN

- Omavalvontasuunnitelman päivittäminen ja niiden noudattaminen

- Lainsäädännön muutosten seuraaminen

- Omavalvontakansioon kirjaaminen suoritetuista toimenpiteistä ja laitteiden huolto päivämäärät.

- Käyttöaineiden kulutusta seurataan merkitsemällä purkkeihin avaus päivämäärät.

Omavalvonnasta päävastuu on yrittäjillä ja omavalvontasuunnitelma neljän kuukauden välein. Yrittäjä vastaa siitä,

että toiminta kokonaisuudessaan täyttää laissa ja sopimuksissa määritellyt vaatimukset.

HENKILÖSTÖ

Heidi Suikkanen,sairaanhoitaja ja lähihoitaja, jalkojenhoidon AT.

Yrittäjän tiedot löytyvät Julkiterhikistä.

Mahdollisten rekrytointien yhteydessä tarkistetaan työntekijän kelpoisuus julkiterhikistä ja jalkojenhoitajan

tutkintotodistus

Yrittäjät osallistuvat erilaisiin täydennyskoulutuksiin mahdollisuuksien mukaan.

Yrittäjä huolehtii itse ammattitaitonsa ylläpidosta ja osallistuu koulutuksiin tarpeen mukaisesti. Yrittäjä tunnistaa oman

osaamisensa ja toimii vastuuntuntoisesti oman osaamisensa rajoissa. Yrittäjä huolehtii omasta työhyvinvoinnistaan.

TOIMITILAT, LAITTEET JA TARVIKKEET

Yrityksellä ei ole toimitiloja vaan hoidot tapahtuvat aina asiakkaan kotona.

Jalkahoidossa käytettävät laitteet ja tarvikkeet ovat laadukkaita, turvallisia ja CE merkittyjä, joilta löytyy myös huolto

/ korjaus -mahdollisuudet.

Talousjäte hävitetään oman talouden jätteiden kanssa. Viiltojäte kerätään erillisiin viiltojäte keräysastioihin ja kuljetaan

asianmukaiseen paikkaan hävitettäväksi.

. Sähkölaitteiden osalta huolehdin ettei niiden käytön yhteydessä ole vettä ja johdot sekä pistorasiat ovat kunnossa joita

käytän sekä maadoitettuja. Käytän työssäni asiakkaalle turvallisia välineitä ja valitsen joka asiakkaan kohdalla vielä erikseen

hänen tarpeilleen ja vaatimuksilleen oikeat ja turvalliset hoitovälineet mm. diabeetikon hoidossa vältän kaikkia teräviä

välineitä. Katson että asiakas on hoidon aikana turvallisessa ja vakaassa istuimessa. Asettelen hoitovälineet niin ettei asiakas

tai muut tiloissa olevat henkilöt voi satuttaa itseään niihin. Kuljetan välineet asiakkaalle muovisessa laatikostossa joka on

helppo puhdistaa. Puhtaat välineet pidän omassa rasiassa ja likaisille on oma rasiansa. Jokaisen asiakas käynnin jälkeen

puhdista puhdistusaineella mikromoottorin. Käytän kertakäyttö suojuksia hanskoja, maskia, suojapaperia, vatipussia, ja essua

jotka jokaisen käytön jälkeen laitetaan sekajätteeseen. Kotona tapahtuu varsinainen välinehuolto jossa poranterät ja

instrumentit mekaanisesti pestään ja laitetaan desifiointiaineeseen jonka jälkeen ne huuhdellaan ja kuivataan ja laitetaan

kuumailmauuniin steriloitumaan. Jalkahoitoihin käytössä porat. Hoitolassa käytettävät laitteet huolletaan määräajoin.

POTILASASIAMIES

Marjaana Julin

Potilasasiavastaava

Kymenlaakson keskussairaala

Kotkantie 41

48210 Kotka

puh. 044 223 1434

Potilasasiamiehen tehtävänä on tiedottaa potilaan oikeuksista terveydenhuollon eri palveluissa sekä neuvoa potilaita

ja terveydenhuollon henkilöä potilaslain soveltamiseen liittyvissä kysymyksissä, esimerkiksi tiedonsaantia,

itsemääräämisoikeutta ja hoidon saatavuutta koskevissa asioissa.

RISKIEN JA EPÄKOHTIEN TUNNISTAMINEN JA KORJAAVAT TOIMENPITEET

Hoitosuunnitelmaan kirjataan hoidon kannalta tärkeät tiedot asiakkaan sairauksista, käytössä olevasta lääkityksestä ja

mahdollisista leikkauksista sekä alaraajojen kunnosta. Hoito suunnitellaan esitiedot huomioiden, jolloin riskit voidaan

minimoida.

Toiminnan riskitekijöinä voidaan nähdä:

- laitteisiin liittyvät riskit

- hoitotoimenpiteisiin liittyvät riskit

- aseptiikkaan liittyvät riskit

- asiakkaaseen/omaiseen liittyvät riskit

- hoitotilaan liittyvät riskit

- tietosuojaan liittyvät riskit

Riskien tiedostaminen on osa niiden ennaltaehkäisyä. Riskit pyritään tunnistamaan, ennakoimaan, hallitsemaan ja

poistamaan omavalvontaa seuraamalla.

Mikäli sattuu läheltä piti-tilanne tai havaitaan epäkohta, on tärkeää, että tilanne käydään läpi ja siitä otetaan opiksi.

Yrittäjällä on vastuu tuoda esille riski- ja vaaratilanteet. Haitta- ja vaaratilanteet ilmoitetaan välittömästi asiakkaalle

suullisesti ja tarvittaessa tehdään jatkosuunnitelma tapahtuman käsittelemiseksi ja ehkäisemiseksi.

Haittatapahtumista otetaan opiksi ja ne käsitellään avoimesti asianomaisten kanssa. Asiakkaan turvallisuus on yksi

yrityksen tärkeimmistä periaatteista ja sitä pidetään yllä avoimen keskusteluyhteyden turvin niin hyvien kuin

haastavien asioiden käsittelyssä.

Hoitolan omavalvontasuunnitelman tekoa ohjaavia lakeja ovat työturvallisuuslaki (738/2002), työterveyshuoltolaki

(1383/2001), laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006), tapaturmavakuutuslaki

(608/1948) ja laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista (629/2010).

POTILASASIAKIRJAT JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Esitiedot kerätään asiakkaalta itseltään, tarvittaessa asiakkaan suostumuksella myös omaiselta tai hoitohenkilökunnalta.

Esitiedot, toteutunut hoito sekä annetut omahoito-ohjeet kirjataan manuaaliseen asiakasrekisteriin. Palveluntuottaja

on vaitiolovelvollinen. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä potilasasiakirjoihin. Kerään asiakkaalta nimi, osoite, puhelinumero

ja sähköposti tiedot.

Vastaavasti yritys toimii asiakkaiden henkilötietojen osalta ns. rekisterinpitäjänä. Yrittäjä päättää itsenäisesti mitä

henkilötietoja hän tallettaa asiakkaista palveluun ja on vastuussa siitä, että palveluun on tallennettu ainoastaan lain

mukaan sallitut henkilötiedot. Asiakkaan tietoja ei tulla luovuttamaan ulkopuolisille.

Hoidon suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät tiedot kirjataan asiakasrekisteriin mm. asiakkaan perustiedot,

yhteystiedot, perussairaudet, allergiat ja mahdolliset jalkaongelmat. Hoitaja täyttää järjestelmään muut jalkojenhoitoa

koskevat tiedot. Yrityksen rekisteriselosteessa on kerrottu mitä tietoja asiakkaasta tallennetaan ja mihin tietoa käytetään.

Asiakkaan tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle. Yrityksen potilastietojen käsittely perustuu asiasta annettuun

lainsäädäntöön ja asetuksiin (Tietosuojalaki (2018/1050), Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä

käsittelystä (159/2007)).

Palveluntuottajat osallistuvat Vellon pitämä järjestelmän käyttökoulutukseen. Henkilöstö on perehtynyt tietosuojalak

i GDPR, sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksiin potilasasiakirjoista. Henkilöstä pitää tietojaan ajan tasalla

huomioiden muuttuvat lait ja säädökset.

POTILAAN OSALLISTUMISEN VAHVISTAMINEN JA MUISTUTUSTEN KÄSITTELY

Yrittäjä omalla toiminnallaan huolehtii siitä, että asiakas tiedostaa omat oikeutensa hoidon suunnittelussa ja

toteutuksessa. Kirjalliseen reklamaatioon vastataan mahdollisimman pian. Palautetta otetaan vastaan niin suullisesti

kuin kirjallisesti. Palaute käsitellään mahdollisimman pian ja yksityiskohtaisesti. Tarvittaviin korjaustoimenpiteisiin

ryhdytään välittömästi. Toimintaan liittyvä palaute huomioidaan mahdollisuuksien mukaisesti. Asiakkailta saatu

palaute käsitellään yksityisesti. Tarvittaviin korjaustoimenpiteisiin ryhdytään välittömästi. Toimintaan liittyvä palaute

huomioidaan mahdollisuuksien mukaisesti.

Asiakkaan toiveet otetaan huomioon hoitoa suunniteltaessa sekä hoidon aikana. Jos asiakkaan toive on ristiriidassa

esim. hänen terveydentilansa kanssa, eikä toivetta voida toteuttaa, asia perustellaan asiakkaalle. Tällöin asiakkaalta

pyydetään aina suullinen palaute hoidon jälkeen.

Kirjalliset muistutukset osoitetaan palveluntuottajalle osoitteeseen tmiheidinjalkahoito@gmail.com Muistutuksiin reagoidaan ja vastataan mahdollisimman pian asian selvittämiseksi ja korjaamiseksi kohtuullisessa

ajassa. Vähintään kuukauden sisällä.

Tarvittaessa asiakas voi olla yhteydessä:

Marjaana Julin

Potilasasiavastaava

Kymenlaakson keskussairaala

Kotkantie 41

48210 Kotka

puh. 044 223 1434

OMAVALVONNAN TOTEUTTAMISEN SEURANTA JA ARVIOINTI

Omavalvontasuunnitelmaa päivitetään neljän kuukauden välein tai tarpeen mukaan. Omavalvonnan seurannasta ja

arvioinnista vastaa yrittäjä.

Omavalvontasuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja päivitetään aina kun tarvetta ilmenee.